Import XML FatturaPA

XIQUIL legge i file XML FatturaPA (sia attive che passive) e li trasforma in Uscite o Entrate già strutturate, complete di voci, dati di pagamento e allegato originale. Il processo è progettato in due fasi: prima il file viene parcheggiato in coda, poi tu rivedi e confermi i dati.

A cosa serve

• Risparmiare tempo: niente data entry manuale per fatture già ricevute via SDI
• Avere la fattura XML originale archiviata insieme al documento (è anche un allegato visibile nel dialog di dettaglio)
• Far sì che il totale dichiarato dal fornitore (o da te se è una fattura attiva) sia esattamente quello memorizzato in XIQUIL — anche quando la somma delle righe diverge per arrotondamenti
• Riconoscere automaticamente le anagrafiche già esistenti (per P.IVA) e proporne di nuove con un click di conferma

Il drawer Import Documenti raccoglie la coda dei file caricati e ti guida alla revisione prima della conferma.

Il drawer Import Documenti: carica XML, immagini o PDF e revisiona ogni documento prima della conferma.

Come si usa

1. In alto a destra clicca l’icona caricamento (pittogramma tondo, badge con il numero di documenti pendenti se ce ne sono)
2. Si apre il drawer Import: bottone XML per FatturaPA, Immagine/PDF per altri documenti
3. Seleziona uno o più file .xml (anche centinaia in un colpo solo — XIQUIL li elabora a piccoli batch)
4. I file caricati con successo finiscono nella coda con stato In revisione
5. Clicca Rivedi su una riga per aprire il dialog di revisione
6. Compila i campi che servono (ambito, soggetto, eventuale categoria delle voci)
7. Clicca Conferma in basso a destra: la fattura diventa una vera Uscita / Entrata in XIQUIL, con il file XML allegato

Consiglio

Puoi preparare le scadenze inline dal dialog di revisione, senza creare una bozza del documento nel database. Se l’XML porta una sezione DatiPagamento, sopra il pannello vedi un riepilogo con il bottone “Crea scadenze in attesa” che precompila il piano. Documento, scadenze e allegati vengono salvati insieme solo alla conferma finale.

Concetti chiave

Le righe fanno parte della fattura

Ogni file FatturaPA valido contiene almeno una riga di dettaglio, perché il formato non ammette fatture elettroniche senza DettaglioLinee. XIQUIL importa queste righe così come sono: non serve ricrearle a mano e non viene costruita una versione sintetica senza voci.

Il totale di 109,80 euro è «dichiarato XML»; l’IVA di 19,80 euro proviene dai DatiRiepilogo. La revisione è ancora aperta e l’import non è confermato.

Le eventuali sequenze di sconti e maggiorazioni di ciascuna riga restano nell’ordine dell’XML e partecipano al controllo del totale importato.

Il riepilogo IVA conserva separate aliquota e natura. I totali e i riepiloghi dichiarati nel file restano comunque quelli del documento trasmesso al Sistema di Interscambio, anche quando differiscono dai valori ottenuti ricalcolando le righe.

Direzione: Uscita o Entrata?

Il dialog rileva automaticamente se la fattura è passiva (ricevuta da un fornitore → diventa Uscita) o attiva (emessa a un cliente → diventa Entrata) confrontando le P.IVA del cedente e del cessionario contro i tuoi soggetti. Quando il match è ambiguo (es. soggetto presente in entrambi i ruoli) vedi un selettore manuale.

In base alla direzione cambia la label della controparte:

• Uscita → “Fornitore (CedentePrestatore)”
• Entrata → “Cliente (CessionarioCommittente)“

XML wins: il totale dichiarato è autoritativo

Il totale che hai stampato in fattura (e già trasmesso ad Agenzia delle Entrate via SDI) è la fonte di verità. XIQUIL non lo ricalcola: lo legge da ImportoTotaleDocumento e lo scrive così com’è. Se la somma delle righe diverge, sopra il dialog appare un avviso che mostra valori dichiarati, valori delle righe e scarto, ma non blocca la conferma.

Questa autorità resta valida anche dopo l’import: se modifichi l’importo di una riga, totale, imponibile e IVA del documento restano quelli dichiarati nell’XML. XIQUIL mostra lo scarto rispetto alle righe, così puoi controllarlo senza riscrivere un documento emesso da altri e depositato al Sistema di Interscambio. Categoria e focus delle righe restano invece modificabili.

Nota

Esempio: somma righe 1.234,57 €, ImportoTotaleDocumento 1.234,56 €, Arrotondamento -0,01 €. Tutto coerente, nessun warning. Se invece manca l’Arrotondamento, vedi l’Alert ma puoi confermare lo stesso — il valore rimane 1.234,56 € come da fattura.

Note di credito (TD04) e TD01 negativi

Le note di credito (TipoDocumento=TD04) e le fatture ordinarie con ImportoTotaleDocumento negativo (per esempio un TD01 a totale negativo usato come accredito o conguaglio) sono rettifiche in diminuzione. XIQUIL le registra come documenti negativi legittimi: non restano in Bozza solo perché il totale è sotto zero.

Quando importi un TD04, XIQUIL applica automaticamente il segno negativo a imponibile, IVA, sconto e totale. Se invece l’XML porta già un TD01 con totale negativo, XIQUIL mantiene quel segno. In dashboard l’effetto è una riduzione del fatturato (per fatture attive) o della spesa (per fatture passive) del mese in cui ricade il documento.

Sopra il dialog vedi un Alert blu informativo che ti ricorda il trattamento.

Consiglio

Un documento negativo parte da Non pagato finché l’importo non viene recuperato o compensato. La scadenza negativa è manuale: per esempio, su un’Uscita negativa da -12 puoi creare una scadenza -12, con sospeso -12 e stato iniziale In attesa.

La chiusura funziona come sulle altre scadenze: con Paga e un fondo registri il rimborso reale, mentre con Pago senza fondo marchi la compensazione senza movimento di cassa. Nel caso dell’Uscita negativa -12, il pagamento con fondo crea una Transazione categoria=Uscita con totale -12; il Flusso di Cassa generato ha importo 12 positivo e direzione invertita, dal fornitore al tuo fondo. Per un’Entrata negativa avviene il caso speculare: il flusso va dal tuo fondo al cliente.

L’importo del Flusso di Cassa è sempre positivo: quando paghi una nota di credito o un TD01 a totale negativo, il Flusso inverte la direzione invece di propagare il segno.

Duplicati: come riconoscerli

Se ricarichi lo stesso XML una seconda volta, XIQUIL non lo importa: calcola un’impronta del file (SHA-256) e una chiave fiscale (tipo + numero + data + P.IVA + totale). Se trova una corrispondenza con un import già in coda o con un’Uscita / Entrata già confermata, mostra il messaggio:

“Già registrato come USC-42 del 06/05/2026” (oppure ENT-X / IMP-X per import in coda)

Così sai esattamente dove cercare il documento già esistente. Se invece il record originale è stato scartato per errore (stato=discarded), il re-upload funziona regolarmente — il sistema permette il recovery.

La revisione riconosce anche una stessa fattura caricata in formati diversi. Se, per esempio, hai in coda la foto, il PDF e l’XML della stessa fattura, il dialog Possibile fattura già presente indica il documento o l’import corrispondente e mostra quali campi coincidono. Puoi scegliere di:

• unire gli import ancora in coda;
• allegare il nuovo file al documento già confermato;
• creare una voce separata, se si tratta davvero di una fattura distinta.

Con l’unione, tutti i file convergono su un solo documento e restano disponibili fra i suoi allegati; non vengono create più Uscite o Entrate per la stessa fattura.

Imposta di bollo

Se la fattura dichiara una marca da bollo (DatiBollo/ImportoBollo), XIQUIL la legge e la salva nel campo Bollo del documento. Il valore appare nella sezione “Dati Documento” del dialog. La marca da bollo è una tassa effettivamente pagata: anche su una nota di credito (TD04) il bollo resta positivo, perché il credit non rimborsa il bollo già versato.

Coda condivisa fra più utenti

In un’istanza con più utenti, la coda di import è separata per default: ognuno vede solo i file che ha caricato lui. L’amministratore può però condividere la coda assegnando il livello Completo (3) sulla feature Importazione Documenti — l’utente vedrà allora anche gli import caricati dai colleghi e potrà confermarli o scartarli al posto loro. Nel drawer compare sempre la riga “Caricato da: …” così è chiaro chi ha caricato ciascun documento.

Tipico caso d’uso: un collaboratore raccoglie le fatture e le carica nella coda; un secondo utente (es. il commercialista) le rivede e le conferma. Vedi Utenti e permessi per il dettaglio dei livelli.

Identità fiscale della controparte: 3 scenari

Scenario	Cosa succede
Identità fiscale già in anagrafica	Chip verde “Anagrafica già presente”. Il documento viene legato al Fornitore / Cliente esistente; se è la prima volta che lo usi in questo ambito, l’ambito viene aggiunto automaticamente alla sua lista.
Identità fiscale presente ma sconosciuta	XIQUIL precompila una nuova anagrafica con tutti i dati estratti dall’XML e indica che verrà creata alla conferma. Puoi comunque scegliere un’anagrafica esistente.
Identità fiscale non risolvibile	La conferma resta bloccata finché non selezioni o crei manualmente un fornitore / cliente. Verifica con particolare attenzione fatture estere o incomplete.

Se scegli manualmente un’anagrafica al posto della bozza letta dall’XML, XIQUIL ti chiede conferma prima di sostituire i dati. La bozza XML resta disponibile finché non la scarti espressamente: se deselezioni l’anagrafica manuale, viene ripristinata. Se cambi direzione o ambito durante la revisione, la bozza viene rimossa e devi riselezionare la controparte compatibile con la nuova scelta.

Prima di sostituire la bozza XML con l’anagrafica scelta manualmente, XIQUIL mostra i dati interessati e chiede conferma. Qui la sostituzione non è ancora stata eseguita.

Vedi anche

• Revisione documenti (immagini e PDF) — stesso concetto per immagini e PDF (ricevute, scontrini, cedolini)
• Gestire le uscite — cosa succede dopo la conferma di un import passivo
• Gestire le entrate — cosa succede dopo la conferma di un import attivo
• Pagamenti senza fondo — come gestire le scadenze quando non vuoi tracciare un fondo specifico
• Anagrafiche estere — fatture extra-UE, P.IVA estere
• Riferimento tecnico Import XML — TD codes, deduplica, rate limit, API