Revisione documenti (immagini e PDF)

Oltre ai file XML FatturaPA, XIQUIL gestisce immagini (foto di ricevute, scontrini, bollette, cedolini) e PDF (documenti scansionati, estratti conto, contratti). Il processo è progettato in due fasi: prima il file viene parcheggiato in coda, poi tu lo rivedi e lo colleghi a un documento.

A cosa serve

• Caricare una foto di uno scontrino o una ricevuta e trasformarla in un’Uscita in pochi clic
• Allegare la scansione di un cedolino direttamente alla voce corrispondente
• Allegare un documento PDF a un versamento F24 già presente
• Correggere l’orientamento o ritagliare un’immagine prima di confermarla
• Raggruppare più foto in un unico PDF multi-pagina (es. fattura in più fogli)

Come si usa

1. Caricare un file

1. In alto a destra clicca l’icona Import documenti (pittogramma tondo con badge se ci sono documenti in attesa)
2. Si apre il drawer Import: clicca Immagine/PDF per caricare da file
3. Seleziona uno o più file (JPG, PNG, WEBP, PDF)
4. I file compaiono nella coda con stato In revisione
5. Clicca Rivedi su una riga per aprire il wizard di revisione

Consiglio

Dal drawer puoi anche caricare un gruppo multi-pagina direttamente dal browser desktop: clicca Gruppo multi-pagina e seleziona più immagini. XIQUIL le unisce in un unico PDF nell’ordine in cui le carichi. Non serve lo scanner mobile.

2. Step 1 — Editor immagini

Se il documento è una immagine, il wizard mostra prima l’editor. Se è un PDF, questo step viene saltato automaticamente e passi subito allo Step 2.

Nell’editor hai a disposizione:

Azione	Come si usa
Ritaglio	Trascina le maniglie agli angoli del riquadro di ritaglio
Ruota	Pulsanti ruota sinistra / destra (90° per volta)
Adatta	Reimposta il ritaglio all’immagine intera
Migliora qualità	Applica automaticamente contrasto, riduzione dell’ingiallimento e luminosità. Azione singola: una volta applicata il pulsante si disabilita
Annulla modifiche	Ripristina l’immagine originale (tutte le modifiche vengono annullate)
Zoom e pan	Scorri la rotellina del mouse per zoomare; tieni premuto e trascina per spostarti sull’immagine

Nota

Per i gruppi multi-pagina (più foto), l’editor mostra una navigazione pagine in basso (Pagina 1 / N). Puoi modificare ogni pagina separatamente prima di confermare. Le modifiche su una pagina non influenzano le altre.

Quando sei soddisfatto clicca Avanti per passare allo Step 2.

3. Step 2 — Compila i dati

In questa fase scegli cosa fare con il documento:

Opzione A — Crea nuova voce

Scegli il tipo di documento tra quelli disponibili:

Tipo	Quando usarlo
Fattura elettronica (FE)	Hai una fattura formale — il wizard chiede tutti i campi FE (tipo documento, controparte, voci, IVA, pagamenti)
Documento generico (DG)	Ricevuta, scontrino, bolletta, nota spese — il wizard chiede solo i campi essenziali
Registrazione libera	Vuoi solo registrare il movimento senza associare un tipo di documento specifico
Versamento (F24)	Il documento è un modello di versamento fiscale
Cedolino	Il documento è una busta paga — la voce viene creata nella sezione Compensi

Attenzione

Alcune opzioni potrebbero apparire bloccate se non hai i permessi necessari per creare quel tipo di documento. Ad esempio, se hai accesso solo alle Entrate, il pulsante Uscita nel selettore direzione risulterà disabilitato. Contatta l’amministratore per cambiare i permessi.

Per i tipi FE, DG e Registrazione libera, dopo aver scelto il tipo ti viene chiesto se si tratta di un’Uscita (spesa) o di un’Entrata (incasso).

Nota

Da una foto o da un PDF XIQUIL può riconoscere i totali, ma non inventa le righe di una fattura elettronica: se scegli FE, devi inserirle tu. Per una fattura semplice basta una riga; con più aliquote, inserisci almeno una riga per aliquota. Se il documento è invece uno scontrino, una ricevuta o una bolletta, scegli Documento Generico o Registrazione libera: in questi casi la modalità senza voci resta disponibile.

Il form del documento viene mostrato direttamente nella revisione: compila tutti i campi richiesti e usa l’unico pulsante Conferma. La stessa azione completa il form e crea il documento, senza un secondo salvataggio intermedio.

Consiglio

La voce viene creata solo quando clicchi Conferma. Se chiudi il wizard prima, non rimane nessuna voce parziale o in bozza nel sistema. Il documento torna disponibile in coda per una revisione successiva.

Opzione B — Collega a voce esistente

Se il documento corrisponde a una voce già presente in XIQUIL (es. hai già registrato la fattura a mano e vuoi allegare il PDF), scegli questa opzione invece di crearne una nuova.

1. Scegli il tipo di voce da cercare (Uscita, Entrata, Versamento, Cedolino)
2. Usa i filtri per restringere la ricerca:
   • Uscite/Entrate: range di data, importo minimo/massimo, testo libero
   • Versamenti: range di scadenza, importo minimo/massimo
   • Cedolini: periodo (anno/mese), netto minimo/massimo
3. Clicca sulla riga giusta nella tabella risultati
4. Clicca Conferma — il file viene allegato alla voce selezionata

Nota

XIQUIL verifica che il file non sia già allegato alla stessa voce prima di inserirlo. Se rileva un duplicato, ti avvisa (ma non blocca la conferma).

Quando più file rappresentano la stessa fattura

Può capitare di caricare una foto, il PDF e poi l’XML della stessa fattura. Durante la revisione XIQUIL confronta numero, data, controparti, totale e valuta. Se trova una corrispondenza, il dialog Possibile fattura già presente indica il codice del documento o dell’import in coda e mostra i campi coincidenti.

Scegli Unisci se entrambi i file sono ancora in coda, oppure Allega se il documento è già stato confermato. Il risultato è un solo documento con tutti i file fra gli allegati. Usa Crea voce separata soltanto quando i documenti sono realmente distinti.

Consiglio

Se scegli deliberatamente di creare una voce separata, XIQUIL ricorda la decisione per quella coppia e non ripropone lo stesso conflitto a ogni modifica.

Allegati su cedolini e versamenti

Dopo aver confermato un’immagine o un PDF come cedolino o come versamento, puoi vedere (e scaricare) il file allegato direttamente dalla tabella:

• Cedolini (sezione Compensi): ogni riga mostra un badge con il numero di allegati. Clicca sul pulsante allegati nella riga per aprire il dialogo con tutti i file
• Versamenti (sezione Versamenti): clicca il pulsante allegati nella riga del versamento per vedere i documenti associati

Concetti chiave

Atomic confirm — nessuna bozza fantasma

A differenza di alcuni strumenti che pre-creano una voce «in bozza» appena apri il wizard, XIQUIL raccoglie tutti i dati nel browser e crea la voce in un’unica operazione solo alla conferma finale. Se interrompi la revisione a metà, non resta nulla nel sistema: né bozze, né voci incomplete, né allegati orfani. Il documento rimane in coda e puoi riprenderlo in qualsiasi momento.

Gruppo multi-pagina

Quando carichi più immagini come gruppo, XIQUIL le unisce in un unico PDF prima di allegarle. Questo è utile per documenti fisici composti da più pagine fotografate separatamente (es. una fattura su due fogli). L’ordine delle pagine nel PDF rispecchia l’ordine in cui hai caricato le immagini.

Un gruppo da una sola immagine viene trattato come documento singolo (senza navigazione pagine).

Coda condivisa fra più utenti

In un’installazione multi-utente, la coda import è separata per default: ognuno vede solo i file che ha caricato. L’amministratore può concedere il livello Completo (3) sulla feature Importazione Documenti per permettere a un utente di vedere e gestire anche i documenti degli altri. Vedi Utenti e permessi per i dettagli.

Vedi anche

• Import XML FatturaPA — workflow specifico per file XML FatturaPA
• Fattura elettronica: manuale vs import — differenze tra FE manuale e da import
• Gestire le uscite — cosa succede dopo la conferma di un documento di spesa
• Gestire le entrate — cosa succede dopo la conferma di un documento di incasso
• Compensi — gestione cedolini e costi del personale
• Versamenti F23/F24 — modelli di versamento fiscale